Por um mundo com menos reuniões

Eu já fui fanático. Já fiz cinco, sete, dez reuniões em um dia. Atrasos, argumentos, discussões, powerpoint, tédio. Já mergulhei nisso tudo. É por isso que hoje eu clamo por um mundo com menos reuniões. Os problemas que tentamos resolver com elas têm soluções muito melhores. Eu vou te mostrar os porquês.

1 - Reuniões acontecem quando as coisas estão confusas.

Se a situação já está confusa, não é a melhor hora de envolver mais pessoas na confusão. Antes de convocar uminha, trabalhe sozinho no problema. Se você não consegue resolvê-lo, talvez ele não seja seu. Se realmente precisa de mais gente, converse com uma pessoa de cada vez. É muito provável que você resolva o problema, seja ele qual for, gastando menos tempo de menos gente.

2 - Reuniões são caras demais.

O custo da reunião é enorme. É energético, emocional, financeiro, de cafezinhos. Se o valor da hora de trabalho de uma pessoa é R$ 100, uma reunião de uma hora com dez pessoas custa R$ 1000. Cada um tem 6 minutos pra falar. Teria que nascer uma baita solução com um investimento desse. Sabemos que não sai. Reunião é uma máquina pra gastar muito tempo de muita gente em pouco tempo.

3 - Raramente sabemos porquê estamos nos reunindo.

De repente, vem aquele click: "que diabos eu tô fazendo aqui?". Você já foi sugado pela reunião. Tudo bem, todo mundo já caiu nessa armadilha. Enquanto não tivermos clareza de três respostas, nenhuma reunião avança. 1) Quem somos? Chega de reuniões em que fingimos saber quem são os envolvidos e qual a relação deles com o assunto em questão. 2) O que queremos? Pelo fim das reuniões sem objetivos claros. 3) Como vamos fazer o que queremos? Alguma noção do processo, método, protocolo ou simplesmente o que deveria acontecer na reunião ajuda. Muito.

4 - Reuniões poderiam ser evitadas com emails.

Já criaram o email. E o whatsapp. E mil outros meios de comunicação assíncronos. Não precisamos, a todo instante, de conversas instantâneas. Podemos deixar as pessoas livres para trabalharem de verdade e, quando puderem, responderem às perguntas que fazemos, no tempo delas. Se queremos informar algo, mais um motivo pra usar email e não reunião. Escrever exige parar, pensar melhor nas ideias, organizar e, naturalmente, comunicar com mais clareza.

5 - Não precisamos decidir tanto assim.

A maior parte das reuniões são para discutir problemas que não existem. Se alguém quer fazer algo, que faça. Se queremos fazer juntos, começamos e já estamos juntos. Não há nada pra decidir. Se alguém quer que o outro faça, não precisa de reunião. Precisa de uma ordem. (Esse é o tipo de relação de trabalho que evito com unhas e dentes, mas este é outro assunto). Podemos resolver com uma lista de tarefas e responsáveis. Se queremos fazer uma escolha entre um ou outro caminho e temos gente suficiente pra fazer uma reunião, será que não é mais fácil, barato e rápido testar as duas possibilidades? Se precisamos nos convencer de algo, será que realmente já temos argumentos bons o suficiente? Talvez precisamos trabalhar mais.

6 - Reuniões não geram valor real.

Poderíamos estar fazendo coisas incríveis, mas estamos presos em reuniões. Sejamos francos, reuniões raramente são produtivas. Se o seu negócio é uma padaria, o mais importante é fazer pão, não reunião. Se é uma agência de publicidade, faça publicidade, não reunião. A reunião serve, na verdade, pra nos iludirmos de que há alguma participação coletiva em algum processo. Porém, no instante em que um fala, e parece estar trabalhando por isso, todos os outros só ouvem. Simulamos que estamos trabalhando e assim deixamos de estar produzindo valor real. Se a reunião é realmente necessária, estabeleça um tempo curto de duração. Ela já quebrou nosso fluxo de trabalho. Que faça isso por pouco tempo.

7 - Não queremos reuniões, queremos nos encontrar.

Reunião é bando, encontro é grupo. Reunião é convencimento, encontro é criação. Reunião é apresentação, encontro é conversa. Criamos reuniões como pretextos pra nos encontrarmos. O encontro poderia acontecer em todo lugar, no café, no almoço, no boteco, no trabalho, mas são raros e rasos. Somos carentes de encontros. Eles são fáceis, rápidos e divertidos, mas são malvistos. Assim, travestimos encontros de reuniões pra resolver todo e qualquer problema. Como se fosse possível. Não queremos reuniões, queremos nos conectar, cocriar, escutar e sermos escutados, sentir que estamos juntos, ter conversas profundas e leves. Queremos confiar uns nos outros pra que a gente possa ter autonomia. Isso sim é importante, mas quase nunca é pauta de reunião. No fim, não fazemos reuniões realmente produtivas, nem encontros realmente significativos.